Wdrożenie systemu telefonicznego dla placówki medycznej
Cyfryzacja systemów dynamicznie rozwija placówki medyczne w Polsce. Szpitale, przychodnie prawnie powinny zwiększyć możliwość komunikacji głosowej z pacjentem zarówno bezpośrednio na infolinii contact center jak przy użyciu nowoczesnych technologii jak voicebot czy automatyczny IVR. W naszym przykładzie zgłosiła się do nas jedna z prywatnych placówek medycznych z Warszawy. Bardzo uznawana marka realizująca również pracownicze pakiety medyczne. Nic tak nie irytuje pacjentów jak trudność z realizacją połączenia głosowego do placówki w celu umówianie, odwołania lub pytań odnośnie wizyty medycznej.
Główne problemy placówki medycznej przed wdrożeniem IPT cloud VPBX:
- 65% skuteczność odbieralność połączeń przychodzących,
- brak wiedzy na temat połączeń „porzuconych”,
- brak integracji z systemem CRM,
- 35% niepojawiających się pacjentów na umówione wizyty NFZ lub prywatne.
Każdy właściciel lub menedżer zarządzający placówką medyczną zna warunki kontraktów z NFZ lub warunki jakie musi zapewnić, żeby były zgodne z Prawami Pacjenta. Sam nadzór w contact center, poprawna komunikacja i wszystkie „ręcę na pokład” to tylko kilku procentowa skuteczność działania.
Placówka medyczna z racji doświadczenia zespołu Iptelekom w branży medycznej zgłosiła się do nas w celu zaprojektowania sprawnego systemu do realizacji komunikacji głosowej od podstaw. Otrzymaliśmy wolną rękę w zakresie zaprojektowania Call Flow w przychodni jak i wprowadziliśmy szereg funkcji, które pozwalają zwiększyć profesjonalizm placówki.
Podjęte działania w kierunku rewolucji komunikacji w placówce:
- Wymiana aktualnej fizycznej centrali telefonicznej na Iptelekom cloud VPBX,
- Zmiana traktu telefonicznego E1 na SIP-Trunk,
- Zwiększenie ilości jednoczesnych połączeń z 30 na 90,
- Uruchomienie contact center / infolinia połączeń przychodzących z fizycznych telefonów na telefony typu softphone + słuchawki nagłowne,
- Zmiana strategii dzwonienia do agentów centrali,
- System do wizualizacji połączeń przychodzących w czasie rzeczywistym panel operatora,
- System raportowy do weryfikacji aktualnych statystyk,
- System wallboard, który wyświetla w czasie rzeczywistym aktualną sytację w contact center,
- System połączeń porzuconych,
- Voicebot wspierający placówke w momencie braku wolnych agentów do odbierania połączeń,
- Automat IVR potwierdzający wizyty umówionych pacjentów tzw. „no shows„
- System SMS przypominający o umówionych terminach wizyt,
- Integracja połączeń przychodzących z systemem CRM do obsługi pacjentów,
- Clik2call – dzwonienie bezpośredniu z systemu CRM do pacjetna.
Jaki efekt po wdrożeniu ?
Renomowana placówka medyczna przy wdrożeniu naszych rozwiązań zwiększyła wyniki odbierania połączeń na 91% skuteczności.
Pozostałe połączenia nieodbebrane w pierwszym kontakcie konsultanci otrzymują wallboard, w którym mogą za pomocy clik2call oddzwonić do pacjenta. Połączenie znik z listy w momencie kiedy konsultant skutecznie zadzwoni do pacjenta, aby konsultanci nie dzwonili w tej samej sprawie do pacjenta.
Automatyczny system IVR dzień przed umówioną wizytą pacjenta realizuje połączenie z prośbą o potwierdzenie zaplanowanej wizyty co pozwoliło o 30% zwiększyć skuteczność umówionych wizyt i wypełnić grafik lekarzom. Pacjentów typu ” no shows” jest coraz mniej,a konsultanci mogą na bieżąco uzupełniać grafik. Voicebot uzupełnia dane w systemie CRM odnośnie umówionych wizyt więc konsultant otrzymuje już gotową informację końcową.
System głosowy ASR wspiera infolinie podczas dni świątecznych, wieczornych, weekendy kiedy konsultantów jest mniej, a placówka nadal może skutecznie obsługiwać rejestrację pacjentów.
Zarządzasz placówką medyczną ? Szukasz skutecznego rozwiązania dla Szpitali, przychodni ? Chciałbyś poznać szczegóły odnośnie systemu głosowego Iptelekom cloud VPBX ?
Skontaktuj się z nami, a umówimy spotkanie lub prezentację online z rozwiązań VoIP, które mogą wesprzeć twój biznes.
IPTELEKOM
Łyżwiarska 54
94-124 Łódź
Projekty Cloud PBX
+48 426 000 000
Formularz kontaktowy Iptelekom